Charter voor de bescherming van persoonsgegevens

1. Inleiding en leidende principes

a. Inleiding

Het doel van dit Charter voor de bescherming van persoonsgegevens is u te informeren over de manier waarop Savencia Fromage & Dairy (hierna » Savencia » of “Wij” of “Ons») uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt, in het algemeen, wanneer u zijn website gebruikt of op een andere manier gegevens aan hem meedeelt.

b. Concept van persoonsgegevens

De term “persoonsgegevens” wordt hier gebruikt om te verwijzen naar alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de “betrokkene”).

c. Notie van verwerking

Onder “verwerking” wordt verstaan elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

d. Naleving van de GDPR

De verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de verplichtingen die zijn vastgelegd in het Algemene Verordening gegevensbescherming (de GDPR) en alle toepasselijke nationale regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens.

e. Leidende beginselen

Wij kunnen dit charter samenvatten in 6 punten

Rechtmatige gegevensverwerking: Savencia verwerkt persoonsgegevens op een wijze die in het kader van haar bedrijfsvoering rechtmatig is;
Welbepaalde doeleiden en beperkt doeleiden : Savencia verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de rechtmatige doeleinden die hieronder worden genoemd;
Minimale gegevensverwerking: Savencia beperkt de verwerking van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van haar activiteiten;
Juistheid van de persoonsgegevens: Savencia neemt alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens juist zijn en wordt onmiddellijk gecorrigeerd en/of verwijderd als ze niet langer juist blijken te zijn;
Beperking van de verwerking en bewaring : Savencia verwerkt of bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar activiteiten;
Beveiligingsmaatregelen: Savencia neemt de nodige en passende technische en/of organisatorische maatregelen om de door haar verwerkte persoonsgegevens te beveiligen.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking

De informatie in dit Charter wordt u meegedeeld zodat u op de hoogte bent van de verbintenissen die Savencia Fromage & Dairy Benelux, naamloze vennootschap naar Belgisch recht, gevestigd in de Kroolaan, 6, 1050 Brussel – België (hierna “Savencia” of “Wij”of “Ons”), die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens vermeld in de artikelen van dit Charter, op het gebied van de bescherming van de persoonsgegevens heeft aangegaan.

3. Verzamelde en verwerkte persoonsgegevens

In het kader van zijn algemene activiteiten verzamelt Savencia de volgende informatie over u indien die er is:

identificatiegegevens: zoals uw naam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, leeftijd;
contactgegevens: postadres, e-mailadres, telefoonnummer … ;
klantgegevens: zoals uw klantnummer;
transactiegegevens: soort aankoop en uw betalingsgegevens als er een betaling moet worden gedaan;
gegevens over uw aankoopgedrag: klantprofiel, klantsegment dat voortkomt uit een aankoopanalyse;
gegevens over klachten, vragen, opmerkingen;
gegevens die vermeld staan in het curriculum vitae bij een kandidatuur voor een vacature;
beelden die verzameld worden in het kader van de videobewaking van onze administratieve en productiesites.

Voor het beheer van zijn website zijn de gegevens die Savencia – indien beschikbaar – over u verzamelt de volgende:

identificatiegegevens (naam, voornaam, geslacht) en contactgegevens (postadres, e-mail, telefoonnummer) zoals geregistreerd via het contactformulier;
gegevens met betrekking tot uw surfgedrag op ons website via cookies (zie in dat verband ons cookiebeleid);
gegevens zoals vermeld in het curriculum vitae dat bij een kandidatuur voor een job gevoegd is;
uw wachtwoord om toegang te krijgen tot het beveiligde gedeelte van deze website.

Savencia verzamelt of verwerkt geen speciale categorieën van gegevens, tenzij Wij uw uitdrukkelijke toestemming krijgen of verplicht zijn dit te doen.

Savencia verzamelt en gebruikt uw gegevens voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven, gerechtvaardigde doeleinden en zal deze gegevens niet gebruiken voor latere doeleinden die niet compatibel zijn met de oorspronkelijke doeleinden.

4. Juridische gronden voor de verwerking

Wij voeren alleen gegevensverwerking uit als aan ten minste één van de volgende voorwaarden is voldaan:

uw toestemming voor de verwerking is verkregen;
het bestaan van ons gerechtvaardigde belang, of van een derde partij, rechtvaardigt dat Wij de betreffende verwerking van persoonsgegevens uitvoeren (in het bijzonder met betrekking tot het beheer en de bescherming van deze website);
de uitvoering van een overeenkomst tussen ons en u vereist dat Wij de betreffende persoonsgegevens verwerken;
Wij zijn gebonden aan wettelijke en reglementaire verplichtingen die ons verplichten de betreffende persoonsgegevens te verwerken.

5. Doeleinden van de verwerking

In het kader van zijn algemene activiteiten wordt de verwerking van Savencia wordt uitgevoerd voor de volgende doeleinden:

Opvolging van klantenrelaties en klachten van klanten;
Promotie van producten en diensten van Savencia;
Monitoring van de relatie met kandidaten voor een vacature in het personeelsbestand van Savencia;
Beheer van aanvragen uit het contactformulier;
Statistieken, reporting en publieksanalyse;
Veiligheid van goederen en personen;
Behoud voedselveiligheid.

Voor het beheer van zijn website worden de gegevens door Savencia verwerkt met het oog op de volgende doeleinden:

Het beheren van de inhoud van een website(registratie, authenticatie, wachtwoordbeheer, persoonlijk profielbeheer, personalisatie van inhoud op de Site) ;
Promotie van producten of diensten geleverd door Savencia;
Opvolging van de relatie met de kandidaten voor een vacature binnen het Savencia-team;
Het beheren van aanvragen uit het contactformulier;
Statistieken en reporting en publieksanalyse.

In het algemeen verzamelt en gebruikt Savencia de persoonsgegevens die u verstrekt of die Wij verzamelen wanneer u onze Sites bezoekt voor reclamedoeleinden, om u onze producten en diensten te leveren, om contact met u op te nemen voor reclame- of marketingdoeleinden (newsletter), om uw vragen over onze producten te beantwoorden, om u te helpen deelnemen aan onze aanbiedingen en promoties, en om de kwaliteit van onze producten of diensten te analyseren en te verbeteren.

De verwerking van uw persoonsgegevens is strikt beperkt tot wat nodig is om de bovengenoemde doeleinden te bereiken. We vragen uw uitdrukkelijke toestemming via opt-in (checkboxen) zodat u volledige controle kunt uitoefenen over de informatie die Wij verwerken en opslaan.
De toegang tot en het gebruik van onze websites is onderworpen aan de Wettelijke bepalingen die op de betreffende websites staan vermeld.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard ?

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan noodzalelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden bewaard. Wij gebruiken het doel als een van de criteria om te bepalen gedurende welke periode de gegevens moeten worden bewaard. Andere criteria kunnen zijn: onze wettelijke verplichtingen om gegevens of informatie te bewaren, of de periode waarin Wij een zakelijke relatie met u hebben of waarin Wij diensten aan u leveren.

Savencia is verantwoordelijk voor de verwerking van uw aanvraag en geeft er een gevolg aan in het kader van het contactbeheer. Uw gegevens doorgegeven via de formulieren op ons website worden bewaard voor een periode van 13 maanden of een periode van 5 jaar, indien een onderzoek door onze kwaliteitsafdeling noodzakelijk blijkt.

De klantgegevens worden bewaard voor de duur van het contract en in principe voor een periode van tien jaar na het einde van de contractuele relatie.

Met betrekking tot abonnementen op newsletters of reclamemateriaal bestemd voor consumenten, bewaren wij de gegevens van de ontvangers voor de duur van het abonnement en voor een periode van 6 maanden na opzegging van het abonnement.

Gegevens met betrekking tot potentiële klanten (prospects) worden dus maximaal één jaar bewaard, afhankelijk van de levenscyclus van het project waarvoor ze zijn verzameld en wanneer de persoon interesse heeft getoond.

Gegevens met betrekking tot een job sollicitatie worden maximaal één jaar bewaard.

Sommige gegevens worden voor langere tijd gearchiveerd om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en voor bewijskrachtige doeleinden, in het bijzonder om uw rechten en de rechten van ons bedrijf te beschermen. Deze gearchiveerde gegevens zijn alleen toegankelijk voor bewijsvoering in de rechtbank, voor controle door een bevoegde autoriteit (bijvoorbeeld de belastingdienst), om redenen van documentvervaardiging voor gerechtelijke, administratieve of politieautoriteiten.

Aan het einde van de vastgestelde bewaarperiode verplichten wij ons om de gegevens op een veilige manier te wissen, te vernietigen of anoniem te maken.

Uw rechten met betrekking tot al deze gegevens zijn beschreven onder punt 7 van dit handvest.

7. Uitoefening van uw rechten

a. Voorwaarden voor de uitoefening

Savencia wil transparant zijn. Niet alleen over hoe Wij uw gegevens verwerken, maar ook over de rechten die u heeft op uw gegevens en hoe u deze kunt uitoefenen. In de volgende paragrafen willen we u aan deze rechten herinneren.

Savencia verbindt zich ertoe u onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te antwoorden met betrekking tot de hieronder beschreven rechten. Wij beschouwen het tijdstip van ontvangst als het moment waarop uw aanvraag compleet is, inclusief het ontvangen van een bewijs van uw identiteit of zekerheid van ons met betrekking tot uw identiteit. Als uw aanvraag complex is of als u veel aanvragen bij Ons indient, kan deze periode van een maand met maximaal 2 maanden worden verlengd. Wij zullen u zo snel mogelijk op de hoogte brengen van een dergelijke verlenging.

Hoe kunt u uw identiteit bewijzen?

U kunt uw identiteit op alle mogelijke manieren bewijzen, bijvoorbeeld door een kopie van uw rijbewijs of paspoort te sturen. U kunt Ons ook een kopie van de achterkant van uw identiteitskaart sturen. Omdat e-mail niet de meest veilige manier van verzenden is, raden Wij u aan om uw identiteitskaartnummer en foto te verbergen en duidelijk te vermelden dat deze kopie uitsluitend voor Savencia bestemd is. Wij zullen deze kopieën na gebruik vernietigen.

In principe kunt u al uw rechten gratis uitoefenen. Met betrekking tot het recht van toegang kan u echter worden gevraagd een redelijke vergoeding te betalen op basis van de administratieve kosten voor elke kopie van de gegevens die u vraagt.

De hieronder vermelde rechten zijn niet absoluut en zijn onderworpen aan verschillende voorwaarden onder :

de toepasselijke lokale wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens of de privacy; en
de wetten en regels die op u van toepassing zijn.

Ten slotte deelt Savencia u mee dat het niet verstrekken van informatie of het wijzigen van uw gegevens gevolgen kan hebben voor de verwerking van bepaalde verzoeken in het kader van de uitvoering van contractuele betrekkingen en dat uw verzoek tot uitoefening van uw rechten voor follow-updoeleinden gedurende 6 jaar met betrekking tot de uitoefening van het recht van verzet en 1 jaar met betrekking tot de uitoefening van andere rechten zal worden bewaard.

b. Recht op informatie

U erkent dat deze informatieve kennisgeving u informeert over de doeleinden, het wettelijk kader, de belangen, de ontvangers of categorieën van ontvangers met wie uw persoonsgegevens worden gedeeld, en de mogelijkheid van een gegevensoverdracht naar een derde land of naar een internationale organisatie.

Naast deze informatie en om een eerlijke en transparante verwerking van uw gegevens te garanderen, verklaart u dat u aanvullende informatie hebt ontvangen over :

hoe lang uw persoonlijke gegevens worden bewaard;
het bestaan van de rechten die in uw voordeel worden erkend en hoe u deze kunt uitoefenen.

Als Wij besluiten gegevens te verwerken voor andere dan de aangegeven doeleinden, wordt u op de hoogte gesteld van de nieuwe doeleinden.

c. Recht van inzage en rectificatie

Door gebruik te maken van dit recht heeft u de bevestiging dat uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en wanneer dat het geval is, heeft u het recht om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie :

de verwerkingsdoeleiden;
de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
de ontvangers of categorieën van ontvangers, met name ontvangers die in derde landen zijn gevestigd;
indien mogelijk, de période gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;
dat u het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;
het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;
informatie over de bron van de gegevens wanneer deze niet rechtstreeks bij de betrokkenen worden verzameld;
het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en in het laatste geval, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachten gevolgen van die verwerking voor de betrokkenen.

U kunt Ons vragen uw persoonsgegevens, naargelang van het geval te rectificeren of aan te vullen als deze onjuiste, onvolledig, dubbelzinnig of verouderd zijn.

d. Recht op beperking van de verwerking

U kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens in de gevallen waarin de wet- en regelgeving voorziet.

e. Recht op bezwaar tegen de verwerking

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking op het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke berust.

In het geval van rechtstreekse communicatie kan dit recht met alle middelen worden uitgeoefend, in het bijzonder door te klikken op de uitschrijvingslinks onderaan de verzonden mededelingen.

f. Recht op overdraagbaarheid

U heeft recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.

De gegevens waarop dit recht kan worden uitgeoefend zijn :

alleen uw persoonsgegevens, waardoor geanonimiseerde persoonsgegevens of gegevens die niet op u betrekking hebben, worden uitgesloten;
declaratieve persoonsgegevens en persoonlijke bedrijfsgegevens;
persoonsgegevens die geen inbreuk maken op de rechten en vrijheden van derden, zoals die welke door het bedrijfsgeheim worden beschermd.

Dit recht is beperkt tot verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst, alsmede tot persoonsgegevens die u persoonlijk hebt gegenereerd.

Dit recht omvat geen afgeleide of geconcludeerde gegevens, die persoonlijke gegevens door de verwerkingsverantwoordelijke zijn gecreëerd.

g. Recht op gegevenswissing

U kunt Ons vragen uw persoonsgegevens te wissen wanneer een van de volgende redenen van toepassing is:

de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
u trekt de eerder gegeven toestemming in;
u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer er geen wettelijke grond is voor een dergelijke verwerking;
de verwerking van persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de bepalingen van de toepasselijke wet- en regelgeving;
uw persoonsgegevens werden verzameld toen u minderjarig was.

Toch zal de uitoefening van dit recht niet mogelijk is wanneer de bewaring van uw persoonsgegevens noodzakelijk is in het kader van wet- of regelgeving en in het bijzonder voor de instelling, de uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

h. Intrekking van de toestemming

Wanneer de gegevensverwerking die wij uitvoeren berust op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Wij zullen dan de verwerking van uw persoonsgegevens stopzetten zonder de eerdere verwerkingen waarvoor u toestemming heeft gegeven in gevaar te brengen.

i. Bewering

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, onverminderd enig ander administratief of gerechtelijk rechtsmiddel.

In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. U kunt ook de website raadplegen op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

8. Contactpunt

U kunt uw rechten uitoefenen

per e-mail op het volgende adres: info.marketing@savencia.com

of per post op het volgende adres

Savencia Fromage & Dairy Benelux SA
Ter attentie van de DPO
Kroonlaan, 6
1050 Brussel
België

9. Overdracht van uw gegevens en uitbesteding

De persoonsgegevens die Wij verzamelen, evenals de gegevens die vervolgens worden verzameld, zijn bestemd voor Ons in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.

Wij zorgen ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot deze gegevens. Onze onderaannemers/dienstverleners kunnen ontvangers zijn van deze gegevens om de diensten die Wij aan hen toevertrouwen uit te voeren.

Uw persoonsgegevens kunnen worden aangesloten, gepoold of gedeeld met alle moeder-, zuster- en dochtermaatschappijen van de verwerkingsverantwoordelijke.

Zij kunnen aan deze entiteiten worden meegedeeld voor de in deze mededeling vermelde doeleinden. Deze handelingen worden uitgevoerd op basis van instrumenten die voldoen aan de geldende regelgeving en die de bescherming en eerbiediging van uw rechten kunnen waarborgen.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden in het kader van bepaalde diensten die Wij hebben opgezet, of voor het verzenden van informatie over producten en diensten.

Wij dragen uw persoonsgegevens over aan partners in de Verenigde Staten (in verband met Google Analytics-cookies). Elk van deze overdrachten wordt geregeld door juridische instrumenten die voldoen aan het toepasselijke wettelijke kader. De Amerikaanse organisaties die cookies beheren namens Savencia vallen in deze categorie (zie het besluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 in Doorgifte van gegevens naar de Verenigde Staten: de Europese Commissie neemt een nieuw besluit over adequaatheid | CNIL ).

Wij garanderen dat deze leveranciers alleen toegang hebben tot uw gegevens voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren. Wij garanderen ook dat zij gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht en dat zij de gegevens alleen mogen verwerken in overeenstemming met de instructies die Wij hen hebben gegeven.

10. Toegang tot uw gegevens

Alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot uw persoonlijke gegevens om bovengenoemde doelen te bereiken. Een geautoriseerde gebruiker wordt gedefinieerd als een persoon die in de uitoefening van zijn of haar functie bij Savencia bevoegd is tot het verwerken van persoonsgegevens op basis van de richtlijnen van Savencia.

Wij nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat personen die toegang moeten krijgen tot uw persoonsgegevens dit alleen kunnen doen voor de doeleinden die in dit Charter zijn vermeld.
Bovendien garanderen al onze onderaannemers contractueel de vertrouwelijkheid, veiligheid en integriteit van uw gegevens.

11. Beveiliging van uw gegevens

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens door passende fysieke, technische, organisatorische en/of administratieve veiligheidsmaatregelen en -procedures worden beschermd tegen toevallig of onwettig verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofd gebruik, openbaarmaking of toegang.
Naast de inzet van onze medewerkers om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te waarborgen en de implementatie van een rigoureuze selectie- en controleprocedure voor onze dienstverleners, zorgen Wij er daarom voor dat onze werkomgeving voldoende beveiligd is en in overeenstemming met de gevoeligheid van de verwerkte persoonsgegevens.

Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en indien nodig aangepast om een maximale bescherming van de door ons verwerkte persoonsgegevens te garanderen.

12. Evolutie van ons Charter

In een wereld van voortdurende technologische veranderingen zullen Wij dit Charter regelmatig actualiseren.
Wij nodigen u daarom uit om de laatste versie van dit document op onze sites te lezen en wij zullen u op de hoogte brengen van eventuele substantiële wijzigingen via onze site of via onze gebruikelijke communicatiemiddelen.

Dit Charter voor de bescherming van persoonsgegevens is van toepassing vanaf 25 mei 2018 en werd voor het laatst bijgewerkt op 02/12/2024.